Email deliverability

Email deliverability – halen uw emails wel de inbox ?

29 november 2013

Net als elke andere firma, verstuurt u ook commerciële emails. Maar komen die zorgvuldig voorbereide newsletters ook toe in de inbox van uw klanten ? Worden ze niet per ongeluk gezien als spam ?

Uiteraard verstuurt u geen spam mails. Daarvoor gelden immers strenge regels en is wettelijk verboden. Maar waarom komen uw legale newsletters dan toch in de spamfilters van cliënten terecht ?

Eelke dag trachten miljoenen emails hun weg te vinden naar de inbox van de ontvanger. Tijdens die reis dienen emailadressen heel wat opstakels te overwinnen om bij de uiteindelijke bestemmeling te geraken. Wist u dat maar liefst 70% van alle vezonden e-mails spam zijn! (Symantec , Monthly intelligence report, October 2013). Internet Service Providers en e-mailprogramma’s zijn daarom heel erg kritisch over welke e-mails al dan niet mogen doorgelaten worden tot in de inbox van uw klanten. Gevolg: niet alleen spam mails worden tegengehouden, maar vaak ook gewone legitieme emails, zoals de uwe !

Voor het bezorgen van een emailadres van verzender aan bestemmeling zijn er 2 barrières die overwonnen moeten worden:

  1. Het fysiek afleveren van een email van de ene firma aan de andere. Lukt dat niet, meestal omdat het emailadres niet juist is of dat de mailbox van de ontvanger vol zit, dan verschijnt er de welgekende bounce-boodschap.
  2. De afleverbaarheid of email deliverability, die aangeeft in welke mate een e-mail correct in de inbox van de bestemmeling kan afgeleverd worden; het is verder onder te verdelen in:
    1. authentificatie check
    2. content check

Tijdens de content check ordt de inhoud van binnenkomende mails onderworpen aan een aantal controles zoals specifieke woorden, onderwerp in kapitalen, html-kleur letters die gelijk zijn aan de achtergrond, meesturen van een tekstversie, ect.

Een nog belangrijkere factor voor email deliverability zijn uw authenticiteitsgegevens. Authentificatie is een reputatie controle van de firma die e-mail verstuurd en de eerste check die mailservers toepassen. Zo halen ze spammers eruit omdat spam-email niet authentiek is door het gebruik van valse afzendnamen of emailadressen. De spamfilters van mailservers analyseren dus uw emails grondig en sturen ze zonder pardon door naar de spambox als de authenticiteitsdata niet 100% correct is. En u had nog zo hard gewerkt aan die newsletter… Authenticiteit-gegevens helpen aanzienlijk bij het verbeteren van uw email deliverability.

Dit artikel gaat over de complexe technieken van email deliverability (zie punt 2.1 van hierboven). Wilt u vermijden dat uw bedrijfsnewsletters nog in de spamfilter terecht komen ? Zorg ervoor dat de volgende 5 authenticiteit parameters juist zijn.

Afleverbaarheid emails

1. DNS gegevens

DNS staat voor Domain Name System. De domeinnaam van elke website is gelinkt aan een uniek IP adres. Het IP, wat de afkorting is van Internet Protocol, is een adres van cijfers die ervoor zorgt dat websites gevonden kunnen worden op het internet. Vergelijk het met een telefoonnummer, waarbij DNS dan het telefoonboek is. DNS data zijn digitale reeksen die zeggen welk domeinnamen overeenkomen met welk IP adressen. Immers, emailings worden verstuurd vanaf een welbepaald IP-adres. De DNS gegevens geven weer welke IP-adressen toestemming hebben om mails te versturen vanaf een bedrijfsdomeinnaam.

Als u commerciële e-mailings verstuurd vanaf het platform van een gespecialiseerd emailbedrijf, dan kan het gebeuren dat uw IP-adres niet vermeld staat in de officiële adressen van de DNS-data. Gevolg: de authenticiteit-gegevens kloppen niet en de kans is veel groter om in de gevreesde spamfilters terecht te komen. Check dus de DNS gegevens en voeg er toe waar nodig.

2. SPF record

Het SPF record (afkorting van Sender Policy Framework) is een bestand binnen de DNS data. Het zegt welke IP-adressen het recht hebben om emails te versturen vanaf uw domein. De ontvangende mailserver checkt alle SPF-records van de binnenkomend emails. Door een SPF record toe te voegen aan de uw DNS gegevens, zegt u dat een bepaald IP-adres bij uw domeinnaam hoort en van u de toelating heeft om uw nieuwsbrieven uit uw naam te verzenden.

3. SenderID

E-mail Service Providers hanteren de SenderID om te checken of een email effectief verzonden is vanaf het domein waarvan het komt. Zoals het SPF record, checkt de send-id het verzendadres en zegt wie de “echte ” verstuurder is. Het juist instellen van de SenderID verkleint de kans dat emails in de spamfilter komen en hebben een positieve invloed op uw email deliverability . Via de DNS instellingen kunt u de SenderID activeren door aan het TXT-record van uw domeinaan volgende coderegel toe te voegen: “v=spf1 include:_senderspf.[uwdomein].com a mx ~all”

4. DKIM

SPF en SenderID controleren de afzender; via de DKIM sleutel wordt het bericht zelf gecheckt. DKIM is de afkorting van Domain Key Identified Mail en is een soort unieke handtekening in de e-mail. De DKIM zegt dat uw bedrijf wel degelijk de afzender is en wordt geencrypteerd meegestuurd in uw bericht. De ontvangende mailserver ontcijfert de DKIM code met de sleutel die het vindt in uw DNS. Als er een match is tussen de DKIM en de email, wordt het bericht als authentiek beschouwd en mag hij doorgeschoten worden naar de inbox van uw klant.

5. DMARC

DMARC is een nieuw recent hulpmiddel, staat voor Domain-based Message Authentication Reporting Conformance en wordt al ondersteund door onder meer Gmail en Yahoo ! Het is een policy die wegegschreven wordt in de DNS records en tegen de ontvangende mailboxprovider uitlegt dat u DKIM en SPF gebruikt. Bovendien zegt het ook (en dat is nieuw) wat de ontvanger moet doen als de email geen DKIM of SPF bevat : verwijderen of spamfolder.

Met een instelling in de DNS-records is er de optie ‘monitoring ” waarmee u dagelijks een rapport van elke deelnemende e-mailprovider kan ontvangen. Hiermee kunt u zien wat er met uw verzonden emails gebeurd, zoals het aantal keren dat ze geauthentiseerd of als ongeldige beschouwd zijn. Let vooral op de emails die niet door de DKIM en SPF controles zijn geraakt. Leer ervan en stuur bij. Het kan uw Email Deliverability enkel maar verbeteren.

Besluit Email deliverability

Als e-mailmarketeer verstuurt u uiteraard authentieke emails en newsletters naar uw klanten. U moet echter aan de mailservers bewijzen dat uw email geen spam is. Dat kunt u via uw autenthiciteitsgegevens: DNS record, DKIM, SPF, DMARC en SenderID. Anders zullen uw zorgvuldig voorbereide e mailings zeer vaak in de gevreesde spamfilter terecht komen. Weg alle gedane moeite.

 

Ook interessant om lezen:

Gmail vernieuwd: gevolgen voor emailmarketing ?
Online Marketing kennisbank
De beste gratis SEO tools
Over linkbuilding